Nell’articolo di oggi vediamo come gestire al meglio la to-do list, uno degli strumenti più importanti nel campo della produttività, sia lavorativa che personale. Vogliamo aiutarti a creare la lista delle attività perfetta, che ti porterà a far decollare la tua produttività a livelli mai visti prima.

Cos’è la to-do list

Anche se ne abbiamo parlato spesso, e probabilmente ne hai sentito parlare numerosissime volte, è giusto dare una definizione comune di cosa sia la to-do list e a cosa serve.

Possiamo definire una to-do list come la lista di attività da fare o compiti da completare. È uno strumento molto utile per organizzare le proprie attività e per non dimenticare nulla di importante. La to-do list può essere scritta a mano o mantenuta digitalmente, ad esempio con un’app per la gestione delle attività o con un foglio elettronico.

Ci sono diversi modi per utilizzare una to-do list. Alcune persone la utilizzano per tenere traccia di tutte le attività quotidiane, come fare la spesa o portare a spasso il cane. Altre la utilizzano per organizzare i compiti del lavoro o della scuola, mentre altre ancora la usano per pianificare i progetti a lungo termine.

Come utilizzare la to-do list

Indipendentemente dal modo in cui si utilizza, la to-do list può essere molto utile per rimanere organizzati e per non dimenticare nulla di importante. Noi di Mudesk consigliamo di suddividere le attività in categorie, come “lavoro”, “casa” e “tempo libero”, e di segnare le attività che sono state completate in modo da avere una visibilità sui progressi fatti.

Inoltre, è importante essere realistici sulla quantità di attività che si possono completare in un giorno e non sovraccaricarsi. A tal proposito, ti consigliamo degli strumenti che vedremo nel corso di questo articolo, per creare una to-do list super efficace.

Come creare una to-do list perfetta

Creare una to-do list è un’attività che può sembrare molto facile, giusto? In effetti basta prendere un foglio o utilizzare un’app, e segnare le varie attività da compiere. Ma quello che vogliamo aiutarti a fare noi, è creare una to-do list perfetta e super efficace. Una to-do list che ti aiuti davvero a portare a termine le tue attività nella maniera migliore possibile. Ecco alcuni consigli per una to-do list super efficace.

Suddividi le attività in categorie

Suddividere le attività in categorie ti aiuterà a organizzare meglio le task e a evitare di sovraccaricarsi. Ad esempio, puoi avere una categoria per il lavoro, una per la casa e una per il tempo libero. In questo contesto è molto utile utilizzare app digitali che permettono di includere dei tag. Così facendo potrai filtrare tramite tag i vari impegni, e capire immediatamente su cosa è necessario focalizzarti. Se utilizzi un calendario digitale come Google Calendar o Apple iCalendar, o anche To-Do di microsoft, ti consigliamo di utilizzare i Tag per avere un controllo maggiore su questi aspetti.

Dai le priorità alle attività

Segnala le attività più importanti o urgenti in modo da completarle per prime. In questo caso uno strumento fondamentale è la priority matrix, che trovi più avanti in questo articolo oppure nell’articolo che abbiamo creato appositamente sulla matrice delle priorità che puoi trovare qui.

Sii realistico

Non pianificare troppe attività per un solo giorno, altrimenti rischi di sentirti sopraffatto e di non riuscire a completare nulla. Piuttosto cerca di trovare quelle 3 attività fondamentali da poter portare avanti durante la giornata. Mettere la spunta sulla to-do list è molto più importante rispetto ad avere un sacco di attività che poi rimangono incomplete.

Utilizza una lista di controllo

La lista di controllo ti aiuterà a tenere traccia delle attività che hai completato e a fare un bilancio dei progressi fatti. Per questo motivo è consigliabile utilizzare delle app apposite che ti aiutano in questo senso. In fondo a questo articolo ci sono le due app fondamentali per una to-do list perfetta.

Sii flessibile

Uno dei peggiori killer delle to-do list è la mancanza di flessibilità. Non essere troppo rigido con la tua to-do list e sii disposto a modificarla in base alle esigenze della giornata. Gli imprevisti capitano, anche quelli positivi. Magari un giorno ti ritrovi con più energie per portare avanti quel macigno che hai da tempo nella tua to-do list, a quel punto è meglio concentrarsi su quella task, anche se ne hai segnate altre nella tua do-di list per quel giorno.

Come snellire la to-do list

Ciò che rende una to-do list super efficace è la semplicità. Più la tua lista di cose da fare è snella, maggiori saranno le probabilità che porti a termine le attività da fare, nel modo migliore possibile. Ecco perché snellire la propria to-do list è fondamentale per creare un piano di azione inattaccabile.

Non sempre, infatti, tutti i progetti e le task devono necessariamente richiedere la tua attenzione. Se ti senti sovraccarico, e stai rischiando il bornout, poniti qualche domanda per aiutarti a dare le giuste priorità alle tue task.

Dai le giuste priorità

Per prima cosa chiediti, perché questa task è necessaria? Se la risposta non è chiara e immediata, probabilmente significa che il compito da svolgere non è urgente.

Una seconda domanda che può aiutarti è: cosa accadrebbe tra un mese se non avrai ancora messo mano su questa task? Quali conseguenze ci saranno per te, il tuo business e tutte le persone coinvolte con questo compito? Se non riesci a trovare un impatto a lungo termine, puoi seriamente considerare di passare direttamente alla task successiva.

In ultima istanza puoi chiederti: sei la giusta persona per questo tipo di compito? Devi svolgere questo compito per forza tu? Molte volte l’opzione della delega è anche quella migliore.

E infine dovresti anche chiederti se quest’attività che è presente sulla tua to-do list arriva da te o dagli altri. A volte diciamo di si per non sembrare maleducati o per fare bella impressione. Questo comportamento è però in contrasto con una gestione ottimizzata della to-do list e con la cura ed il benessere personale.

Utilizza la matrice delle priorità

Uno degli strumenti più importanti in assoluto per gestire al massimo la tua to-do list è la matrice della priorità. Abbiamo parlato dell’importanza di questo strumento in un articolo dedicato che ti consiglio di leggere. Questo strumento rivoluzionerà il tuo modo di vedere e gestire i tuoi impegni, ma sopratutto ti aiuterà a creare una to-do list con i fiocchi.

Di seguito trovi uno strumento fondamentale per ottimizzare la tua to-do list.

La matrice si divide in 4 quadranti, ognuno con il suo titolo. Ogni quadrante inoltre è dotato di due tag, che servono a comprendere quali attività vanno inserite nel quadrante. Come puoi notare, la distinzione da fare è tra urgente e non urgente, e importante e non importante. Per padroneggiare e comprendere l’utilizzo di questa matrice, è opportuno quindi capire prima la differenza tra importante e urgente.

Differenza tra importante e urgente

Non tutti gli impegni sono uguali. Ci sono alcuni impegni che sono importanti, ed altri che sono urgenti. Comprendere la distinzione precisa tra queste due tipologie di impegni può fare la differenza quando si decide di creare una to-do list super efficace.

Impegni importanti

Gli impegni importanti sono caratterizzati da un forte valore legato alla tua attività e alla tua vita. Può essere ad esempio un’azione da svolgere che è fondamentale per il tuo lavoro, ruolo o attività. Sono inoltre azioni che puoi svolgere esclusivamente tu in prima persona. Questo perché magari hai le competenze necessarie per fare una determinata azione, o anche perché riguardano te in prima persona.

Se ad esempio devi andare dal dentista per un problema ai denti, si tratta di un’attività in cui la tua presenza, purtroppo, è essenziale, non puoi mandare qualcuno al posto tuo dal dentista. Come avrai notato ho fatto questo esempio per farti comprendere che la matrice delle priorità non deve includere solo gli eventi legati al lavoro, ma puoi e anzi dovresti usarla anche per organizzarti al meglio con i tuoi impegni personali. In ogni caso puoi anche utilizzarla per un obiettivo specifico.  

Attività urgenti

Le attività urgenti invece, sono caratterizzate da una data di scadenza nel breve periodo. Generalmente si utilizza questa matrice considerando come urgente ciò che è inserito in un arco temporale da uno a tre giorni. In realtà questo è un fattore personale, puoi decidere tu stesso quanto tempo deve passare per arrivare alla data di scadenza per essere definito urgente. Va da sé che negli impegni non urgenti si possono inserire le attività che hanno una scadenza dai 4 ai sette giorni.

Ma puoi anche decidere di inserire attività che dovresti svolgere prima o poi. Una nota importante riguardo questo tag, le scadenze possono essere anche stabilite da te, e non per forza imposte dall’esterno. Se ad esempio c’è un’attività che sai che dovresti fare e che ti impedisce di andare avanti con i tuoi progetti, dovresti dargli una data di scadenza entro i tre giorni e considerarla urgente. 

I quattro quadranti della matrice delle priorità

Ora che sei in grado di utilizzare i tag, puoi comprendere alla perfezione il funzionamento dei 4 quadranti. 

Attività prioritarie

Nel primo quadrante, chiamato prioritario, dovrai inserire quelle attività che puoi fare solo tu, e che hanno una data di scadenza imminente. Sono le attività più importanti in assoluto, che puoi fare solo tu e che portano il maggior livello di contributo nella tua vita. Sfruttando il principio di Pareto, in questo quadrante dovrebbe andare solo quel 20% di attività che porta l’80% di valore al tuo lavoro e la tua vita. 

Attività da pianificare

Il secondo quadrante è chiamato pianifica. In questa scheda inserirai quelle attività che sono a loro volta importanti ed essenziali, ma che non hanno una data di scadenza imminente. Queste attività le puoi organizzare per ottimizzare il tuo flusso di lavoro, e svolgerle così in maniera efficiente ed efficace. Puoi ad esempio organizzare le attività in cluster, provare a definire il tempo necessario per svolgerle, e sistemarle nei momenti in cui sei più produttivo. 

Attività da delegare

Il terzo quadrante è quello della delega. Si tratta di uno dei quadranti più sottovalutati e invece fondamentali, sopratutto quando si parla di produttività qualitativa. Qui vanno inserite le attività urgenti, ma che non sono importanti. Questo significa che sono quelle attività che non devi necessariamente fare tu in prima persona. Pensa ad esempio a un manager, che delega alcune attività alla propria segretaria, o impresa di pulizia e via dicendo.

Sono attività che portano comunque valore, portano diversi benefici, ma possono essere tranquillamente delegate. Un fattore però a cui molti non pensano, forse perché siamo nati a cavallo tra la società moderna e l’avvento dei personal computer, è la possibilità di delegare alcune attività ai robot, software o assistenti online. Ovviamente sono fattori da selezionare accuratamente, spendendo magari qualche soldo in più per avere un aiuto vero e di qualità.

Pensa ad esempio al contributo importante che può offrirti un’aspirapolvere robot di ultima generazione, e quanto invece può essere inutile uno stesso prodotto di qualità scadente, che ti costringerebbe a dover pulire ugualmente a mano. Penso tra le altre cose che questo prodotto in particolare sia uno dei più interessanti per avere un ambiente pulito senza dedicarci molto tempo, per questo motivo ho scritto anche una guida che puoi trovare al seguente link: aspirapolvere robot migliore.

Attività da eliminare

Il quarto e ultimo quadrante, è chiamato elimina. Se sei un vero minimalista amerai questo quadrante, perché ti permette di ragionare a fondo su cosa è davvero essenziale e cosa invece è superfluo e può essere eliminato. Se ci sono attività che non sono importanti, non portano un particolare beneficio tanto da necessitare l’utilizzo di una delega, e non sono nemmeno urgenti, la cosa migliore da fare è cestinarle.

Ti renderai conto inoltre, che eliminando il superfluo hai la possibilità di concentrarti di più su ciò che conta realmente, e svolgerlo con una qualità maggiore. Questo è ciò che lo rende il mio quadrante preferito.

La to-be list

Ricapitolando, hai creato la tua to-do list perfetta, facendoti le giuste domande, cercando di capire cosa sia importante, cosa urgente. Hai stabilito cosa devi fare per forza tu, e cosa invece potresti delegare. L’ingrediente segreto ora, consiste nella to-be list. Questa lista molto particolare pone il suo focus non tanto sulle azioni da svolgere, come nel caso della to-do list, ma si focalizza sul modo con cui vuoi farle, o meglio ancora, su come vorresti essere in una specifica giornata, settimana o mese.

Immagina di avere un sacco di attività da fare e da organizzare. Alcune di esse magari vorresti farle in maniera super efficiente, altre in modo rilassato e minuzioso. Puoi quindi decidere di scegliere un giorno in cui vorrai essere super efficiente e produttivo, ed un altro dove vorrai essere più rilassato e meticoloso. A questo punto, inserisci le attività collegate al tuo mood nei due giorni diversi, e voilà, hai creato la to-do list perfetta.

L’agenda perfetta per la to-do list

L’agenda perfetta per la to-do list non esist.. Aspetta, dai un’occhiata a queste agende che abbiamo selezionato per te!

Migliori app per la to-do list

Ora che hai ben chiaro quali sono tutti i passaggi per creare una to-do list perfetta, è arrivato il momento di utilizzare i migliori strumenti per mettere in pratica ciò che abbiamo appena visto. Per quanto riguarda questa attività, le app che ti consigliamo sono due, e sono le seguenti.

Notion

Abbiamo fatto un articolo di approfondimento su Notion che è secondo noi la migliore app di produttività attualmente esistente. Questa app offre infinite possibilità di utilizzo e personalizzazione. Inoltre, i template pre esistenti generati dalla community ti permettono di trovare esattamente ciò di cui hai bisogno. Se vuoi avere tutto incluso in un unica app Notion è senza dubbio la scelta migliore, clicca qui per leggere l’articolo di approfondimento.

Microsoft to-do

Un’app semplice, super intuitiva e pensata specificamente per generare to-do list di alto livello. Microsoft to-do list è l’app più semplice ed immediata da utilizzare. Grazie al suo essere multi piattaforma ed il suo sapersi integrare perfettamente con Outlook, Microsoft to-do è in grado di semplificare parecchio la gestione dei tuoi impegni e offrirti un’esperienza utente di alto livello.

Conclusione

Bene! Ora sei pronto per creare la to-do list perfetta! Grazie ai nostri consigli i tuoi livelli di produttività saliranno alle stelle, e potrai raggiungere molti più traguardi, in meno tempo. Facci sapere cosa ne pensi e condividi con noi i tuoi progressi partecipando all’interno della nostra community!

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