Strumenti per la produttività, la selezione dei tools essenziali per il 2021

Strumenti per la produttività, la selezione dei tools essenziali per il 2021

strumenti per la produttività

All’interno della filosofia di vita di Mudesk, c’è anche l’utilizzo della tecnologia in modo consapevole, per migliorare gli aspetti della nostra esistenza. Grazie al progresso, e a tutte le innovazioni di cui possiamo disporre oggi, possiamo raggiungere molto di più, in molto meno tempo. Ci sono però anche tanti strumenti difficili da utilizzare o non molto utili, oppure che non apportano un reale vantaggio. Ecco perché è importante selezionare gli strumenti giusti per procedere in modo efficace durante il nostro percorso di vita. Ho deciso di creare questa guida per darti la possibilità di concentrarti solo sugli strumenti che sono davvero utili per la tua produttività quotidiana. 

Prima di iniziare

Contenuti

Strumenti per la produttività: specifici e generici

Prima di iniziare, è opportuno fare una distinzione tra i tools che possiamo definire specifici e quelli generici. Nel mondo degli strumenti per la produttività, sopratutto per quanto riguarda le applicazioni per smartphone e computer, la scelta è davvero vastissima. È opportuno quindi distinguere gli strumenti tra tools specifici e generici. Quelli specifici sono quelli legati ad un determinato contesto, per esempio un’app che ti permette di schedulare i post e le storie su Instagram. Quelli generici invece, trovano la loro utilità in tutti i contesti. In questo articolo voglio parlarti di quelli generici, che possono quindi esserti utili indipendentemente da ciò che fai. Possono anche risultare efficaci per i tuoi hobby e interessi.

I tools essenziali

Come forse hai già avuto modo di constatare, esistono una miriade di strumenti che ti aiutano nella produttività. Non è facile quindi capire quali sono gli strumenti davvero essenziali su cui varrebbe la pena spendere tempo (per imparare ad utilizzarli al massimo) e soldi (per le funzioni premium che a volte sono necessarie). Istintivamente viene da pensare che più strumenti per la produttività si utilizzano e meglio è. In realtà è vero proprio il contrario. Uno dei concetti cardine della produttività è la semplicità. A tal proposito ti invito a leggere l’articolo dei 5 benefici del minimalismo sulla produttività. Avere quindi troppi strumenti produrrà esattamente l’effetto contrario di quello desiderato. Vanno scelti pochi strumenti ma buoni, che possono offrirti il massimo dell’esperienza e apportare un vero beneficio all’interno della tua routine produttiva.

uomo scrive su agenda

Per scegliere quindi gli strumenti essenziali ho dovuto provarne davvero tanti, anche simili tra loro. Infine mi sono dedicato alla selezione di quelli che ho notato essere in grado di apportare un beneficio costante e visibile. Per selezionare app simili tra loro ho valutato sopratutto l’esperienza utente, la semplicità e anche l’aspetto visivo. Anche l’occhio infatti vuole la sua parte e un’app o uno strumento con un bel design è allo stesso tempo più funzionale e piacevole da utilizzare. Sei pronto quindi per iniziare questo percorso tra i tool essenziali? Ho diviso l’articolo nel seguente modo: prima si parte dallo strumento in sé, e poi trovi il tool di riferimento che ho scelto. Si tratta di 8 strumenti che utilizzati assieme creano una sinergia speciale, che secondo me risulta estremamente pratica ed efficace. L’ultimo strumento è un regalo che ho deciso di farti e che puoi iniziare ad utilizzare fin da subito!

Agenda

Dal momento che su Mudesk cerchiamo di non dare nulla per scontato, ho voluto inserire ugualmente questo strumento all’interno della guida. L’agenda è infatti quel tool fondamentale, così importante che si rischia appunto di dare per scontato. Se tra tutti gli strumenti per la produttività dovresti sceglierne uno solo, dovrebbe essere senza dubbio questo. Ecco perché l’ho messo all’inizio, e rappresenta la base. Ma come scegliere la migliore agenda? Questa è una domanda troppo soggettiva a cui dare una risposta. Posso dirti però che io preferisco un’agenda con i fogli bianchi puntinati. Questo perché in questo modo il prodotto risulta estremamente versatile e personalizzabile in base ad ogni tipo di necessità. Inserire la data manualmente ti dà la possibilità di non avere dei giorni inutilizzati, come capita sulla maggior parte delle agende datate. E questo porta ad un minore spreco ed una maggiore sostenibilità. La flessibilità estrema con cui si può utilizzare un’agenda di questo tipo la rende uno strumento efficacissimo in tutti i contesti della vita.

Moleskine

Questo brand non ha certo bisogno di molte presentazioni. Le agende Moleskine sono qualitativamente eccellenti. A me piacciono molto perché le pagine sono strutturate in modo funzionale ed essenziale. Ci sono di tutti i tipi, quella che ti consiglio io è quella con i fogli puntinati senza data, così è personalizzabile al 100% e di può adattare alla perfezione a qualunque contesto tu lo desideri.

Calendario

Un altro strumento fondamentale che spesso viene dato per scontato è il calendario. É vero, ci sono delle agende che includono il calendario, ma secondo noi quello perfetto per rimanere organizzati è il sottomano da scrivania. Questo perché avere in grande, una visione completa del mese, permette di comprendere meglio quali sono i propri impegni e quando è il momento più opportuno per effettuare alcune attività. Esso va poi integrato con le app per smartphone e pc. In questo modo sarà possible aver chiaro in ogni momento quali sono i propri impegni, anche quando si è in giro. Per chi ha Apple si troverà estremamente comodo ad utilizzare l’app di sistema. Per chi usa Android, Google Calendar è un’app gratuita, semplice e funzionale allo stesso tempo.

Calendario sottomano

In questo caso il calendario da tenere sotto la scrivania o il computer è efficacissimo. Questo perché è di dimensioni molto generose e permette di avere una visione “in grande” del mese, sempre a portata di mano. L’ideale è utilizzarlo però in combinazione con l’app di calendario che preferisci, in questo modo hai anche la versione digitale dove puoi aggiungere e perfezionare i tuoi impegni.

Planner

Un tool che serve tantissimo per migliorare la propria produttività è il planner. Questo strumento è disponibile sia nelle versioni cartacee, come nelle agende, o nei sottomano da scrivania, ma anche nelle versioni digitali sotto forma di app. Grazie ad esso è possibile schedulare e pianificare ogni tipo di attività, da quelle lavorative a quelle domestiche. Pianificare in anticipo la settimana e più in generale il mese è un’attività fondamentale se si vuole riuscire a fare buona parte di ciò che ci si è prefissati, in modo efficace. Per la pianificazione anche qui ci sono tante versioni cartacee, ma in questo caso specifico alcune app possono fare la differenza. Questo perché permettono di gestire i propri impegni seguendo uno schema preso direttamente dalla metodologia Kanban, resa famosa dall’approccio lean.

Trello

Trello è l’app che ho selezionato per questa guida come la migliore per la pianificazione. Questo perché è estremamente facile da usare, è completa e sopratutto è multipiattaforma. É disponibile infatti sia per smartphone che per pc e tablet. La pianificazione richiede molto spazio, e utilizzare il computer o il tablet è praticamente obbligatorio. Allo stesso tempo serve avere la possibilità di apportare modifiche anche da smartphone. Per ottenere il massimo da quest’app bisogna sapere come utilizzarla. La strategia migliore è quella di sfruttare l’approccio lean. Per questo motivo ho creato uno schema grafico che può aiutarti a comprendere meglio cosa intendo. Questo metodo di pianificazione è secondo me estremamente efficace e riesce a risolvere molti problemi che si riscontrano quando si hanno molte attività da svolgere. 

grafica per spiegare utilizzo Trello metodo lena kanban

Smart Notebook

I quaderni smart sono un altro strumento che aiuta ad essere produttivi. Essi fanno da ponte tra l’analogico e il digitale. Si tratta di strumenti che permettono di scrivere a mano per poi trovarsi la versione digitale sul proprio smartphone, computer e tablet. In questo modo, è possible procedere per la parte creativa scrivendo manualmente, per poi passare all’aspetto organizzativo tramite uno di questi strumenti. Il bello di questi quaderni consiste nel fatto che aiutano ad evitare gli sprechi di carta, sono quindi un’ottima scelta riguardo il tema della sostenibilità. Abbiamo scritto un articolo dedicato nello specifico a questo strumento, che ti consigliamo di leggere.

Rocketbook Fusion

Quest’azienda ha creato una serie di quaderni smart cancellabili, con acqua o con microonde. Si tratta di un’ottima soluzione per chi ama scrivere a mano ma allo stesso tempo vuole effettuare una scelta ecologia e responsabile. Il quaderno Rocketbook fusion ha una funzione in più che lo rende davvero spettacolare: è dotato di template per il planning. Questo significa che potrai riutilizzare lo stesso template all’infinito e digitalizzarlo per averlo a portata di mano dallo smartphone.

To-Do list

Anche la to-do List è uno strumento fondamentale da utilizzare. Possiamo vedere questo tool come una lente d’ingrandimento sul planner. Se infatti li utilizziamo in simbiosi, possiamo scegliere di creare la nostra pianificazione sul planner, per poi aggiungere livelli di dettaglio sulla to-do list. L’invito è quello di creare una lista di azioni concrete e specifiche da effettuare. É come se il planner fosse una rampa di scale, e la to do list fossero i gradini da salire volta per volta. In genere le app di pianificazione hanno inclusa la possibilità di fare check list, ma secondo la mia opinione, con un’app o una sezione nella tua agenda dedicata, puoi avere un livello di dettaglio maggiore ed un maggior controllo.

To Do

Ho scelto quest’app perché è davvero semplice, bella ed essenziale. Se utilizzata correttamente può essere uno strumento bellissimo che ti accompagna all’interno della tua giornata. Sviluppata dal team del ben noto Wunderlist, to-do è ancora più intuitiva, semplice e user friendly. Personalmente la utilizzo per focalizzarmi sui 3 impegni più importanti che voglio svolgere durante la giornata.

Focus timer

Questo è uno degli strumenti più importanti e allo stesso tempo meno utilizzati. Questo perché per usare il focus timer ci vuole disciplina e forza di volontà. Ma di cosa si tratta? Si tratta di un semplice timer che divide il tuo flusso di lavoro tra cicli produttivi e clicli di riposo. Molti studi scientifici dicono che il nostro cervello ha la capacità di focus su un determinato compito di massimo 50 minuti. Dopo questo tempo, i livelli di concentrazione calano, e sarebbe opportuno fare una pausa di 5/10 minuti. Anche senza studi scientifici puoi comunque notare sulla tua pelle, che se segui una lezione che dura più di un’ora, dopo un po’ fai fatica a tenere alta la concentrazione. Il focus timer ti aiuta quindi a scaglionare meglio il tuo lavoro, così da ottimizzare le risorse del tuo cervello.

Forest

Questa è una delle app più popolari di focus timer. Disponibile sia per iOS che per Android, è semplicissima da usare. Inizi a piantare un albero virtuale, e scegli il tempo che ci vuole per farlo crescere, io inserisco di solito 50 minuti. Dopo questo tempo, se non tocchi mai il telefono, la pianta si aggiunge al tuo giardino, se esci dall’app, la pianta muore e dovrai ripartire da capo. Con i soldi finti puoi addirittura far piantare un albero vero. Un metodo simpatico per rimanere concentrato e lavorare in modo efficiente. Consiglio vivamente di abbinare la modalità aereo per la durata del periodo in cui vuoi rimanere focalizzato.

Lampade smart

L’illuminazione gioca un ruolo fondamentale nella nostra vita, e quindi anche per quanto riguarda la produttività. Ho fatto per qualche anno il fotografo e grazie a questo interesse ho potuto comprendere meglio, e sopratutto notare come la luce influenza tantissimo la qualità del luogo in cui ci troviamo. Se vuoi rivoluzionare il tuo ambiente di lavoro, ti direi di partire proprio dalle luci, e scegliere delle luci smart. Questo perché la tonalità di luce fredda è perfetta per stimolare la concentrazione, e quella calda per rilassarsi. Le lampade smart permettono di gestire la tonalità da luce con un semplice tocco sul telefono o da computer, e questo fattore è determinante. Sulle lampade smart abbiamo scritto un articolo specifico, che ti consiglio di leggere, lo trovi cliccando sul seguente link.

Philips Hue

Le lampade smart Philips Hue sono il top di gamma in questo settore. Il loro vantaggio sta nella vastissima gamma di prodotti compatibili che è disponibile. Ci sono tantissimi i tipi di attacchi, dimensioni e forme. Per la produttività quelle migliori sono le Philips Hue White. Esse hanno la possibilità di regolare i toni della luce da calda a fredda. In questo modo puoi alternare i momenti di attività con luce fredda, con quelli di relax con luce calda.

Matrice delle priorità

La matrice delle priorità è uno strumento importantissimo per selezionare e scegliere gli impegni che sono davvero importanti ed essenziali, e quali invece possono essere eliminati o delegati. Questo strumento ti spinge a portare un maggior livello di consapevolezza sulle tue attività e gestire meglio i tuoi impegni. 

Si tratta secondo noi di uno strumento davvero molto importante, e ci piace moltissimo perché rappresenta perfettamente la connessione che c’è tra filosofia minimal, produttività e benessere personale. 

Mudesk priority matrix

Visto che si tratta di uno dei nostri strumenti preferiti, abbiamo pensato di farne una versione nostra, da offrire come risorsa gratuita ai nostri lettori. Le app per utilizzare la matrice sono generalmente poco curate graficamente, così come i vari template che si possono trovare online. Puoi scaricare la risorsa cliccando qui in basso, e approfondire l’argomento cliccando sul seguente link

Conclusione

Questa è la selezione degli strumenti per la produttività essenziali. Si tratta di strumenti adatti in ogni situazione e contesto che ti possono aiutare a raggiungere in modo efficace i tuoi obiettivi. Usati in combinazione gli uni con gli altri creano una sinergia speciale che ti aiuta molto. Gli strumenti però da soli non bastano, ci vuole forza di volontà, disciplina e capacità di rimanere concentrati. Ti consiglio di leggere l’articolo sulla produttività qualitativa, in cui troverai i segreti per riuscire ad essere produttivo in maniera sana.

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