La matrice delle priorità, uno strumento fondamentale per la produttività qualitativa
La matrice delle priorità, uno strumento fondamentale per la produttività qualitativa
Quando sono venuto a conoscenza della matrice delle priorità, in inglese chiamata priority matrix, mi si è aperto un mondo. Mi è sembrato quasi di aver preso la pillola rossa del famoso film di Matrix. Se non la conosci già, spero che abbia su di te lo stesso effetto, perché si tratta di una vera e propria rivelazione.
Matrice delle priorità digitale
Vista l’importanza di questo strumento, ho deciso non solo di fare un articolo, ma anche di creare un template digitale da offrirti gratuitamente. Questo perché guardando online non sono rimasto soddisfatto della media qualitativa presente, e così ho pensato di farne uno in stile Mudesk, minimal, semplice e bello da usare.
Si tratta di una rivisitazione della matrice della priorità, che può essere utilizzata anche digitalmente tramite PowerPoint, e spiegata graficamente, in maniera semplice e funzionale. In questo articolo, ti spiego nel dettaglio come funziona e come è strutturata questa matrice, chiamata anche Matrice di Eisenhower . Di seguito trovi un’anteprima della risorsa gratuita, cliccando sull’immagine potrai trovare il link per scaricarla.
La matrice si divide in 4 quadranti, ognuno con il suo titolo. Ogni quadrante inoltre è dotato di due tag, messi in evidenza, che servono a comprendere quali attività vanno inserite nel quadrante. Come puoi notare, la distinzione da fare è tra urgente e non urgente, e importante e non importante. Per padroneggiare e comprendere l’utilizzo di questa matrice, è opportuno quindi capire prima la differenza tra importante e urgente.
Differenza tra importante e urgente
Gli impegni importanti sono caratterizzati da un forte valore legato alla tua attività e alla tua vita. Può essere ad esempio un’azione da svolgere che è fondamentale per il tuo lavoro, ruolo o attività. Sono inoltre azioni che puoi svolgere esclusivamente tu in prima persona. Questo perché magari hai le competenze necessarie per fare una determinata azione, o anche perché riguardano te in prima persona. Se ad esempio devi andare dal dentista per un problema ai denti, si tratta di un’attività in cui la tua presenza, purtroppo, è essenziale, non puoi mandare qualcuno al posto tuo dal dentista. Come avrai notato ho fatto questo esempio per farti comprendere che la matrice delle priorità non deve includere solo gli eventi legati al lavoro, ma puoi e anzi dovresti usarla anche per organizzarti al meglio con i tuoi impegni personali. In ogni caso puoi anche utilizzarla per un obiettivo specifico.
Le attività urgenti invece, sono caratterizzate da una data di scadenza nel breve periodo. Generalmente si utilizza questa matrice considerando come urgente ciò che è inserito in un arco temporale da uno a tre giorni. In realtà questo è un fattore personale, puoi decidere tu stesso quanto tempo deve passare per arrivare alla data di scadenza per essere definito urgente. Va da sé che negli impegni non urgenti si possono inserire le attività che hanno una scadenza dai 4 ai sette giorni. Ma puoi anche decidere di inserire attività che dovresti svolgere prima o poi. Una nota importante riguardo questo tag, le scadenze possono essere anche stabilite da te, e non per forza imposte dall’esterno. Se ad esempio c’è un’attività che sai che dovresti fare e che ti impedisce di andare avanti con i tuoi progetti, dovresti dargli una data di scadenza entro i tre giorni e considerarla urgente.
I quattro quadranti della matrice delle priorità
Ora che sei in grado di utilizzare i tag, puoi comprendere alla perfezione il funzionamento dei 4 quadranti.
Nel primo quadrante, chiamato prioritario, dovrai inserire quelle attività che puoi fare solo tu, e che hanno una data di scadenza imminente. Sono le attività più importanti in assoluto, che puoi fare solo tu e che portano il maggior livello di contributo nella tua vita. Sfruttando il principio di Pareto, in questo quadrante dovrebbe andare solo quel 20% di attività che porta l’80% di valore al tuo lavoro e la tua vita.
Il secondo quadrante è chiamato pianifica. In questa scheda inserirai quelle attività che sono a loro volta importanti ed essenziali, ma che non hanno una data di scadenza imminente. Queste attività le puoi organizzare per ottimizzare il tuo flusso di lavoro, e svolgerle così in maniera efficiente ed efficace. Puoi ad esempio organizzare le attività in cluster, provare a definire il tempo necessario per svolgerle, e sistemarle nei momenti in cui sei più produttivo.
Il terzo quadrante è quello della delega. Si tratta di uno dei quadranti più sottovalutati e invece fondamentali, sopratutto quando si parla di produttività qualitativa. Qui vanno inserite le attività urgenti, ma che non sono importanti. Questo significa che sono quelle attività che non devi necessariamente fare tu in prima persona. Pensa ad esempio a un manager, che delega alcune attività alla propria segretaria, o impresa di pulizia e via dicendo. Sono attività che portano comunque valore, portano diversi benefici, ma possono essere tranquillamente delegate. Un fattore però a cui molti non pensano, forse perché siamo nati a cavallo tra la società moderna e l’avvento dei personal computer, è la possibilità di delegare alcune attività ai robot, software o assistenti online. Ovviamente sono fattori da selezionare accuratamente, spendendo magari qualche soldo in più per avere un aiuto vero e di qualità. Pensa ad esempio al contributo importante che può offrirti un’aspirapolvere robot di ultima generazione, e quanto invece può essere inutile uno stesso prodotto di qualità scadente, che ti costringerebbe a dover pulire ugualmente a mano. Penso tra le altre cose che questo prodotto in particolare sia uno dei più interessanti per avere un ambiente pulito senza dedicarci molto tempo, per questo motivo ho scritto anche una guida che puoi trovare al seguente link:
Il quarto e ultimo quadrante, è chiamato elimina. Se sei un vero minimalista amerai questo quadrante, perché ti permette di ragionare a fondo su cosa è davvero essenziale e cosa invece è superfluo e può essere eliminato. Se ci sono attività che non sono importanti, non portano un particolare beneficio tanto da necessitare l’utilizzo di una delega, e non sono nemmeno urgenti, la cosa migliore da fare è cestinarle. Ti renderai conto inoltre, che eliminando il superfluo hai la possibilità di concentrarti di più su ciò che conta realmente, e svolgerlo con una qualità maggiore. Questo è ciò che lo rende il mio quadrante preferito.
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Un’ultima nota prima di salutarci
Founder di Mudesk. Amo la filosofia minimal e la produttività. Nella mia vita sono riuscito a raggiungere livelli di efficienza molto elevati, studiando per una magistrale in inglese e facendo altri 2 lavori più un progetto personale. Mi sono reso conto però del prezzo da pagare, così ho iniziato a cercare l’essenziale, a selezionare meglio e fare solo ciò in cui posso apportare il massimo valore.
