In questo articolo parliamo di un tema molto importante per gli appassionati di minimalismo digitale: il digital clutter.

Quando pensi alla parola “disordine” cosa ti viene in mente? Molti probabilmente staranno pensando a quella sedia della propria stanza da letto dove si accumulano giorno dopo giorno vestiti e altre cianfrusaglie che non si ha mai voglia di mettere in ordine. Altri ancora al proprio armadio dove non è mai chiaro come sia possibile che in piena estate si trovino sciarpe e maglioni ma mai il costume da mare.

Tutto questo è spesso dovuto ad una legge non scritta che non trova eccezione nella vita di nessuno, ovvero il fatto che il disordine chiama altro disordine: questo significa che ogni volta che rimandiamo il riordino di un oggetto, ne stiamo in realtà attirando altri ancora nella sfera di confusione che stiamo progressivamente creando.

Digital clutter: cos’è

Tale disordine può però riguardare non solo lo spazio fisico intorno a noi, ma anche lo spazio digitale della nostra vita. Stiamo parlando infatti del digital clutter, noto termine inglese che fa riferimento proprio a tutto quel disordine e accumulo di contenuti digitali presenti nel nostro smartphone o computer.

Ma se, periodicamente, anche i più disordinati sono obbligati ad affrontare la montagna di vestiti che poggia sulla sedia da settimane, quando è stata invece l’ultima volta che ti sei fermato ad organizzare e mantenere lo spazio digitale della tua vita organizzato, rimuovendo il non essenziale?

Terabyte di stress

La nostra vita è ormai sempre più digitalizzata, alimentata da social networks, tech devices e cloud storage, con la conseguente produzione di dati e documenti come mai in passato. Per dare qualche numero, nel 2019, un articolo del World Economic Forum ha stimato che, entro il 2025, ogni giorno verranno creati 463 exabyte di dati a livello globale, ovvero ben 463 milioni di terabyte in sole 24 ore!

Ed anche se ognuno di noi è solo un granello nella sabbia di dati che vengono generati ogni giorno, non sempre è facile riuscire ad organizzare e gestire tutti i nostri documenti digitali in modo significativo, finendo spesso per venirne sopraffatti in maniera simile ai vestiti che si accumulano in maniera disordinata nell’armadio. Il disordine digitale, in particolare, può essere un fardello invisibile che può esacerbare le inefficienze dei processi di ricerca e fruizione dei dati che realmente sono importanti per noi, frustrando noi utenti nelle nostre azioni quotidiane durante il lavoro o la vita privata.

Il digital clutter è infatti responsabile di alcuni aspetti negativi che possono caratterizzare la nostra daily routine, come ad esempio:

• Difficoltà nel concentrarsi. Dover prestare attenzione a notifiche provenienti dalle app più disparate, cercare quello che ci serve tra le infinite icone del desktop o dover scorrere tra cartelle confuse e poco organizzate può avere come conseguenza quella di impedirci di entrare in quel flow state necessario a portare a termine una determinata attività.

• Ci fa sentire sopraffatti e stressati. Immaginate di entrare in cucina e trovare un piano da lavoro vuoto e pulito rispetto ad uno sporco e ricoperto di oggetti riposti alla rinfusa. Le nostre menti infatti reagiscono all’ambiente che ci circonda, fisico o digitale che sia. Dunque, quando di fronte ai nostri occhi ciò che si presenta sono tonnellate di file, foto o app poste è naturale provare dello stress.

• Impedisce la produttività. Hai mai sentito parlare della Shining Object Syndrome?

• Rende difficili i nostri tentativi di time management (motivo in più per prendere il tema del digital clutter seriamente)

Riordinare gli spazi per chiarire le idee 

Al contrario, gestire ed evitare il digital clutter può:

• Abbassare i livelli di stress. Fisico o digitale, il disordine aumenta l’ansia. Caselle di posta invase da spam ed e-mail di ogni tipo, notifiche che costantemente appaiono sul nostro schermo ed una gestione caotica delle cartelle piene di documenti scarsamente etichettati contribuiscono a creare la sensazione di avere tutto fuori controllo. Creando dei modi e dei sistemi per eliminare questi elementi di stress possiamo concentrare la nostra energia su ciò che è veramente importante.

• Riappropriarsi del proprio tempo. Ognuno di noi ha lo stesso numero di ore al giorno per dormire, lavorare e dedicarsi alla propria vita personale. Tuttavia, quando sei sopraffatto dal disordine, gestirlo consuma tempo prezioso. Organizzare nella maniera più efficiente il nostro spazio digitale in modo da supportarci nelle nostre esigenze quotidiane ci da del tempo da dedicare ad altre attività importanti.

• Aumentare la produttività. Otteniamo di più quando troviamo subito ciò di cui abbiamo bisogno.

Digital clutter: 4 consigli pratici da seguire

Dunque, come gestire ed evitare che dati e documenti di ogni tipo si accumulino in maniera confusa all’interno dei nostri smartphone e computer? Ecco 5 modi per aiutarti:

Ogni cosa al suo posto

A nessuno piacerebbe essere abbandonato nel bel mezzo del nulla, giusto? Ecco, lo stesso vale per i nostri file, le nostre foto ed i nostri documenti. Ogni cosa vuole un suo posto. Spesso si tende a salvare qualsiasi cosa sul proprio desktop quando si è di fretta. In questo modo prendiamo l’abitudine di salvare le cose sul desktop senza pensare, facendo accumulare rapidamente i nostri file, un po’ come accade ai vestiti sulla sedia della nostra stanza. Ed è in un attimo di distrazione che ci si ritrova a cancellare documenti importanti senza neanche accorgersene o ad imprecare nel tentativo di ritrovare un documento che era stato “gettato” in una cartella senza nome. Come evitare tutto questo?

• Crea una cartella per i file temporanei. Questo è il posto perfetto per screenshot e foto che devi spostare o caricare da qualche altra parte o file che puoi eliminare dopo aver letto.

• Crea un file system efficiente. Scegliere una destinazione per tutti i file e documenti che scarichiamo o creiamo quotidianamente è fondamentale per gestire al meglio il nostro spazio digitale. La creazione di un file system digitale può aiutare a disporre facilmente tutti i nostri file in posizioni specifiche in modo da sapere dove trovarli in seguito. Non c’è niente di peggio che cercare di trovare una foto sul desktop circondato da un elenco di altre 50 foto. 

• Etichetta e nomina ogni file. La chiarezza è fondamentale, così come l’identificazione univoca dei file attraverso una convenzione di denominazione. Le ricerche, infatti, diventano molto più efficaci quando i risultati restituiti non comprendono più solo file denominati “documento.pdf”.

E-mail in arrivo: “è ora di fare di pulizia”

Sono certo che sia una pratica molto diffusa quella di usare la stessa identica e-mail da anni. Vale lo stesso anche per te? Questo spesso si traduce con una casella di posta elettronica che diventa tutto tranne che efficiente e professionale. Nel corso degli anni sono centinaia le aziende, i servizi e le persone alle quali forniamo il nostro indirizzo di posta elettronica, finendo per riempire la casella di posta di newsletter o e-mail promozionali che finiamo per non leggere mai e che si accumulano nel corso del tempo. 

La casella di posta elettronica è uno dei luoghi più sacri che hai nel tuo spazio digitale. Ed è per questo che è importante monitorarlo, vedere cosa c’è dentro e liberarsi da tutte quelle e-mail spazzatura che abbiamo ricevuto per anni. Tenere lontano il digital clutter dalla nostra casella di posta elettronica è infatti uno dei principali aspetti che possono migliorare e dare un boost alla nostra produttività quotidiana. Ecco alcuni suggerimenti per un digital clutter perfetto:

• Tieni traccia delle tue iscrizioni. Spam, newsletter e-mail list di discutibile valore possono accumularsi all’interno della casella di posta in arrivo. Per questo motivo, tenere traccia di tutte le nostre iscrizioni è fondamentale se vogliamo avere un digital space libero da distrazioni non necessarie. 

• Disiscriviti. Qualunque servizio esso sia, annullare la propria iscrizione non è un reato. Puoi sempre tornare indietro e riscriverti.

• Crea filtri ed etichette per le tue e-mail all’interno del tuo account di posta elettronica.

• Contrassegna le e-mail importanti, in modo che tu possa sempre trovarle in maniera facile e immediata quando necessario.

• Crea una nuova e-mail. Anche se può sembrare il metodo più drastico, ripartire da zero con un nuovo indirizzo di posta elettronica è uno dei modi più semplici ed efficaci per eliminare il digital clutter che contraddistingue il nostro spazio digitale. 

Notifiche e avvisi: silenziare non è ignorare

Sia sul nostro computer che sul nostro smartphone o smartwatch, la quantità di notifiche che riceviamo quotidianamente può essere incredibilmente deleteria per la nostra concentrazione! Fortunatamente però possiamo decidere cosa può e non può “darci fastidio” sui nostri dispositivi digitali. Disattivare tutte quelle suonerie che ci ricordano avvisi e notifiche costanti è uno dei modi più efficaci per evitare il digital clutter, aiutarci ad essere produttivi durante il giorno, ma soprattutto a ridurre lo stress da overload di notifiche. Ecco alcuni semplici gesti da mettere in atto:

• Disattiva i suoni e le notifiche durante le ore di lavoro. La produttività ne potrà solo giovare.
• Scegli le app alle quali consentire di inviarti notifiche. Anche se è difficile ammetterlo, ci sono app le cui notifiche sono essenziali. Per tutte quelle app invece come servizi di streaming, shopping o food delivery, ecco, disattivare le notifiche può aiutarci ad evitare inutili distrazioni digitali.
• Impostare il telefono su Modalità Non Disturbare. A volte, scollegarsi da tutto può essere la soluzione più decisa ed efficace per eliminare, almeno momentaneamente, ogni forma di digital clutter.

Ripulire su base periodica

Ricollegandoci al punto precedente, una delle cause alla base di tutto il disordine digitale derivante da notifiche e promemoria è sicuramente l’accumularsi di app all’interno dei nostri dispositivi. Eliminare regolarmente file, foto ed app inutilizzate dai propri dispositivi, in particolare il proprio telefono, può contribuire in maniera significativa all’organizzazione e all’ordine del proprio spazio digitale. E proprio come per qualsiasi altra situazione, questo compito può essere molto più avvilente una volta che la mole accumulata è al limite del gestibile. Ecco, dunque, due semplici consigli per tenere lontano il digital clutter dai nostri dispositivi:

• Eliminare periodicamente chat, foto e documenti dai propri dispositivi. La frequenza con la quale ripulire il proprio dispositivo dalla “spazzatura digitale” dipende esclusivamente dalla velocità con la quale si acquisiscono nuovi dati e contenuti sul proprio dispositivo. Per quanto mi riguarda, ogni due mesi è il momento in cui mettere ordine, eseguendo il backup di tutti i file che ritengo importanti ed eliminando invece vecchie conversazioni, documenti ed immagini che non voglio conservare.

• Rivalutare periodicamente la presenza di tutte le app installate sui propri dispositivi. Anche in questo caso, la frequenza con la quale dedicare del tempo a riflettere su quali app, presenti sul nostro smartphone o computer, non ci servono o non usiamo più dipende da persona a persona. Molte volte però sono proprio i nostri tech devices ad avvisarci di app e documenti che non usiamo o ai quali non accediamo da molto tempo.

Conclusione

E tu quante volte ti sei fermato a pensare a come il disordine digitale influisce sulla tua vita quotidiana?  Parlaci del tuo rapporto con il digital clutter sulle nostre pagine social, Instagram, Facebook e Linkedin.